ملحق تعديل النطاق
الطلب الجديد يدخل العقد بورقة لا بوعد شفهي
بعد توقيع العقد يطلب العميل أشياء جديدة. الملحق صفحة واحدة تسجّل الإضافة وسعرها وأثرها على الموعد، فتبقى الأصل والإضافة موثّقين.
رسالة «تغيير النطاق» الودية تحلّ المسألة بين طرفين متفاهمين، لكنها لا تقوم مقام وثيقة تُرفق بالعقد. هذا الملحق أرسمي قليلاً: يحمل رقماً، ويشير للعقد الأصلي، ويُوقَّع أو يُوافَق عليه كتابةً، فيصير جزءاً من الاتفاق لا مجرد محادثة.
للصياغة الودية للطلب نفسه (كيف تفتح الموضوع مع العميل بنبرة هادئة) راجع قالب تغيير النطاق. هنا نبدأ من اللحظة التي اتفقتما فيها شفهياً وتريدان تثبيت ما اتفقتما عليه.
نص الملحق
ملحق رقم [1] لعقد تقديم خدمة
يتبع هذا الملحق العقد المؤرخ [التاريخ الأصلي] بين [اسم مقدم الخدمة] و[اسم العميل]، ويعتبر جزءاً لا يتجزأ منه.
أولاً — ما كان عليه النطاق. [نسخ سطر النطاق من المادة الأولى حرفياً].
ثانياً — التعديل المتفق عليه. يُضاف إلى النطاق: [وصف محدد]. ويُحذف من النطاق: [إن وجد، وإلا اكتب: لا شي].
ثالثاً — الأثر على المقابل. يزداد المقابل بمبلغ [المبلغ] ليصبح الإجمالي [الإجمالي الجديد]. موعد الدفع للمبلغ المضاف: [عند الموافقة / عند التسليم].
رابعاً — الأثر على الموعد. يُمدّد موعد التسليم من [التاريخ القديم] إلى [التاريخ الجديد].
خامساً — باقي البنود. تبقى سائر بنود العقد الأصلي سارية كما هي ما لم يعدّلها هذا الملحق صراحة.
الموافقة. وافق الطرفان على ما سبق بتاريخ [التاريخ] عبر [التوقيع / رسالة مكتوبة من الوسيلة المعتمدة].
كيف تحسب قيمة الإضافة
القاعدة العملية: سعّر الإضافة بالمعيار نفسه الذي سعّرت به الأصل، ثم أضف علاوة صغيرة إن كانت ستقطع تسلسل عملك أو تتطلب إعادة عمل على ما سُلّم. لا تحسبها «بشكل ودي» لأنك تخجل؛ الملحق مكتوب لتسمّي الأشياء بأسمائها.
وإن كان المقابل الأصلي بسعر مجمّع، فاحسب حصة الجزء المشابه من الأصل ثم أضفها. مثلاً إذا كانت الصفحة الواحدة من أربع صفحات تساوي ربع المبلغ، فالصفحة الخامسة تساوي ذلك الربع كحد أدنى. جرّب حاسبة التسعير لتقدير ساعات الإضافة قبل أن تعرض رقماً.
ترتيب ملفاتك بعد الملحق
سمّ ملف كل ملحق برقم وتاريخ، مثل «ملحق 1 — تاريخ»، واحفظه في المجلد نفسه الذي فيه العقد الأصلي والفواتير. وإذا تعددت الملاحق فاكتب بآخر كل ملحق جدولاً صغيراً بالمبلغ الإجمالي المحدّث، حتى لا تضطر لجمع الأرقام من ثلاث وثائق عندما يسأل العميل عن المجموع.
وعند تسليم المشروع النهائي، أرفق قائمة بكل الملاحق مع الفاتورة الأخيرة. هذه الخطوة البسيطة تمنع سؤال «ولماذا هذا المبلغ؟» لأن الجواب أمامه مرتباً بالتواريخ.
متى ترفض الإضافة أصلاً
ليس كل طلب جديد يستحق ملحقاً. إذا رأيت أن الإضافة تغيّر طبيعة المشروع، أو تتطلب مهارة لا تملكها، أو تتعارض مع موعد التزمت به لعميل آخر، فمن حقك أن تعتذر عنها بأدب وتعرض إنهاء المشروع الأصلي كما هو. الملحق وسيلة لتنظيم الاتفاق وليس التزاماً بقبول كل طلب. قل ذلك بصراحة هادئة قبل أن تبدأ.
وإن قبلت الإضافة وكانت كبيرة، فاطلب دفع جزء من قيمتها مقدماً مثلما فعلت بالمشروع الأصلي، ولا تعتبرها امتداداً مجانياً لعلاقة طيبة.
متى تستخدمه
- العميل طلب شيئاً خارج ما كُتب بالعقد بعد بدء التنفيذ.
- تريد تمديد موعد التسليم بسبب تأخر العميل بالمواد.
- تغيّر أسلوب المشروع بعد الموافقة على المسودة الأولى.
- العميل يريد إزالة جزء من النطاق مقابل خفض السعر.
متى لا يكفي وحده
- لا يوجد عقد أصلي مكتوب: ابدأ بـعقد مبسّط ثم أضف ملحقاً.
- التعديل لا يغيّر سعراً ولا موعداً: تكفي رسالة تأكيد.
- الطلب الجديد يغيّر طبيعة المشروع كلياً: الأنسب عقد جديد.
مثال: مونتير ومقاطع إضافية
اتفق مونتير مع صاحب قناة على مونتاج عشرة مقاطع قصيرة. بعد تسليم ستة طلب العميل ثلاثة مقاطع إضافية بترجمة نصية. كتب المونتير ملحقاً: يُضاف ثلاثة مقاطع بترجمة، ويزداد المقابل بنسبة المقاطع من الأصل مع علاوة للترجمة، وموعد التسليم يتأخر أسبوعاً.
وافق العميل برسالة قصيرة «موافق على الملحق رقم 1»، فاحتفظ المونتير بالرسالة والملحق معاً. بعد شهر سأل العميل لماذا ارتفع المبلغ، فكان الجواب موجوداً بالتاريخ والكلمات.
تحذير صادق: صيغة عامة للتوضيح لا أكثر، وليست رأياً قانونياً. اختلاف القوانين بين البلدين قد يعطّل تنفيذ بند بعينه. الفائدة الحقيقية أن يعرف كل طرف ما وافق عليه كتابةً، وللمبالغ الكبيرة راجع محامياً.
ثلاثة أسئلة عن هالقالب
هل الملحق ضروري إن كنا نتفاهم جيداً؟
التفاهم الجيد لا يلغي الحاجة للتوثيق: الذاكرة تضعف والأشخاص يتغيرون داخل الشركات. دقيقتان لكتابة الملحق أرخص من ساعتين من النقاش لاحقاً.
هل أبدأ العمل بالإضافة قبل الموافقة؟
الأفضل لا. ابدأ بعد موافقة مكتوبة ولو بسطر، وإلا فقد تنفّذ شيئاً ثم تُحاسَب عليه بخلاف ما قدّرت.
وإذا رفض العميل دفع قيمة الإضافة؟
ارجع للنطاق الأصلي وسلّم ما اتفقتما عليه، وأخبره أن الإضافة تبقى بالانتظار حتى يتفقا على سعرها. لا تنفّذها مجاناً حتى لا تصير عادة.
صفحات مرتبطة
- رسالة ودية لطلب تغيير النطاق
- سياسة المراجعات: عدد الجولات المشمولة
- عبارات تفاوض على السعر
- متتبع المشاريع
← كل صفحات القسم: قوالب جاهزة
حمّلت القالب؟ في حزمة كاملة
عرض وعقد وفاتورة بنفس الأسلوب، بتاخدها بالدعوات من البوت وجاهزة للتعديل على اسمك.